“المواصلات”: تخزين وأرشفة الملفات الورقية الكترونيا

أعلنت وزارة المواصلات اطلاقها برنامجا إلكترونيا ابتكرته موظفات قسم المكتب الفني بقطاع خدمات المتشركين يهدف الى تخزين وارشفة الملفات الورقية الكترونيا.

وقال وكيل وزارة المواصلات المهندس حميد القطان في تصريح صحافي اليوم عقب اطلاعه على تجربة عمل البرنامج إن هذا الابتكار يساهم في تطوير العمل عبر الاستغناء التدريجي عن الارشيف الورقي بما يحويه من معاملات وملفات التحول الى الارشيف الالكتروني.

وأضاف القطان أن البرنامج الالكتروني يوفر الحيز المكاني ويقلل من الاخطاء ويسهل الوصول للملفات والمستندات كما يسرع عملية نقل الرسائل والوثائق إلكترونيا بين قطاعات الوزارة مستقبلا علاوة على انه “البوابة ونقطة البداية للتحول من البيئة التقليدية الى البئة الالكترونية”.

واثنى على المبادرة التي قامت بها موظفات قسم المكتب الفني بقطاع خدمات المشتركين بالوزارة مؤكدا تعويل (المواصلات) على الطاقات الشابة ومبادراتها نحو الارتقاء بالعمل.

من جانبه أعلن وكيل الوزارة المساعد لقطاع خدمات المشتركين عبدالله العازمي في تصريح مماثل الانتهاء من ارشفة جميع الملفات الخاصة بالقطاع الكترونيا منذ عام 2011 وحتى اليوم.

واوضح العازمي ان عملية الارشفة الالكترونية تمت بعد فرز جميع الملفات حتى فترة ما بعد عام 1991 وفلترتها للاحتفاظ بالمهم منها وحفظ الباقي في مخازن الوزارة مشيرا الى ان العمل على هذ المشروع بدأ منذ عام 2011.

وذكر ان الوزارة في حاجة الى مثل هذه المشاريع التي تساهم في تسريع سير العمل مع ضمان الدقة والتنظيم وسهولة البحث مبينا أهمية برنامج الارشفة الحديث في توفير كثير من الجهد وتخفيف عدد الموظفين العاملين في اقسام الارشيف والتنسيق والمتابعة.

وأفاد بأن البرنامج يسرع من الأداء ويسهم بتوفير تكلفة الورقيات فضلا عن كونه طريقة آمنة لحفظ الملفات من التلف والضياع كما انه يبقي المعلومات محفوظة في حال حدوث ازمات.

من جانبها قالت مصممة برنامج الارشفة بوزارة المواصلات سامية المطيري ان الفكرة بدأت عام 2011 من خلال تبني وكيل قطاع خدمات المشتركين مبادرة التطوير الاداري وتذليل جميع العقبات ودعم واستثمار الطاقات الشبابيه وتشجيع الافكار الجديدة.

وأضافت المطيري “لقد وجدت الدعم الكبير من وكيل القطاع الذي اعطى توجيهاته لتطبيق البرنامج على ارض الواقع وساهم في تذليل جميع العقبات التي واجهتنا خلال التنفيذ”.

وبينت ان الأرشفة الالكترونية كتطبيق معلوماتي جديد يعتبر نقلة نوعية في وزارة المواصلات اذ يقوم على أساس تخزين الملفات والمستندات عن طريق الماسح الضوئي والتقنيات الحديثة وحفظها كوحدة متكاملة ومترابطة وبأسلوب يتناسب مع اهمية المستند ومحتوياته وطريقة استرجاعه.
ولفتت الى ان تطبيق المشروع تم على ثلاث مراح الاولى تمثلت بعمل دراسة على آلية سير العمل في القطاع من خلال الاطلاع على الملفات الخاصة في مكتب وكيل القطاع والمكتب الفني وقسم التنسيق والمتابعة فيما تمثلت المرحلة الثانية في وضع أسس وآلية لفرز الملفات التي تعود الى ما بعد الغزو العراقي, واشارت في هذا الصدد الى وجود تشابك كبير في بعض الاختصاصات ما مثل عقبة في عملية الفرز واستغرق ذلك وقتا طويلا وجهدا كبيرا لافتة الى ان العمل تم على خطين متوازيين الاول منهما عني بفرز الملفات القديمة وترتيبها تمهيدا لأرشفتها الكترونيا والثاني ارشفة المعاملات الجديدة مباشرة.

وذكرت انه تمت ارشفة جميع كتب الاعطال الصادرة والواردة من المحافظات والقطاعات وقسم التنسيق والمتابعة الذي يضم جميع مراسلات القطاع سواء الداخلية او الخارجية منها.

وقالت إن المرحلة الثالثة الاخيرة من المشروع كانت عبارة عن تدريب الموظفات على استخدام الحاسب الآلي ومن ثم تدريبهم للعمل على برنامج الارشيف الالكتروني الجديد.

بدورها أكدت وكيل الوزارة المساعد للشؤون الادارية والقانونية بثينة السبيعي استعداد قطاعها لدعم هذا المشروع وتذليل جميع العقبات التي قد تواجه فريق العمل.

وذكرت انها ستستعين بهذا الفريق بمعاونة موظفي القطاع لأرشفة ملفات قطاع الشؤون القانونية بعد ان ينتهوا من قطاع خدمات المشتركين نظرا الى ما يحويه قطاع (القانونية) من ملفات قضايا مهمة قد تظل منظورة امام المحاكم لسنوات ليتم حفظها واضافة اي مستندات جديدة على القضية مهما بلغ عددها.

وأكدت حرص الوزارة وسعيها الدائم الى مواكبة التطور من خلال الاستعانة بالتكنولوجيا الحديثة التي تساهم في تسهيل وتسريع سير العمل مبينة أن الارشفة الالكترونية تمثل قاعدة بيانات اساسية لحفظ الملفات وترتيبها بما يسمح في المستقبل باستحداث خطوات اخرى مثل التراسل الالكتروني بين قطاعات الوزارة والتي من شأنها توفير الوقت والقضاء على الروتين.